Cada tipo de Persona o
Empresa
corresponde a un tipo de actividad y en ella se pueden generar
ingresos y
egresos físicos de dinero, y hay
que establecer qué saldo queda, que puede ser a favor o en
contra.
La estructura
general del cuadro FLUJO DE CAJA,
que se encuentra a continuación, debe mostrar los INGRESOS
de dinero, los "EGRESOS" de dinero, y el SALDO, por
período y acumulado.
Cuadro No. 1
Estructura General del Flujo de Caja
proyectado
Ese cuadro es posible, y conveniente,
ampliarlo o discriminarlo para mostrar los INGRESOS y EGRESOS asi
como el SALDO o RESULTADO que se genera por la actividad con cada
tipo de Institución o Empresa de los mencionados en la
página
anterior, cuanto va quedando o el SALDO,
positivo o negativo, después de la operación con
cada uno, por período, y el acumulado en el tiempo.
Las actividades desarrolladas con los
cuatro primeros tipos de
Empresas o personas mencionadas en la página anterior,
se agrupan como ACTIVIDADES DE OPERACIÓN.
El cuadro incluido a continuación
muestra el
FLUJO DE CAJA, ampliado o discriminado, por periodo y acumulado,
hasta antes de haber realizado operaciones con
OFERENTES DE DINERO.
Cuadro No. 2
Flujo de caja ampliado/discriminado por
actividades
De él se observa que
El resultado de los ingresos por ventas menos
los egresos de ventas, operación y apoyo administrativo,
es positivo para todos los periodos ( $ 25.0, $ 40.0, $ 56.0 y $
49.0 millones )
En el primer periodo se adquieren activos por los
que se giran $ 150.0 millones, lo que hace que el resultado del
movimiento de
dinero en ese periodo sea deficitario en $ 125.0 millones. En los
demás períodos el saldo sigue siendo el mismo ($
40.0, $ 56.0 y $ 49.0 millones) pues durante ellos no se gira
nada por compra de activos.
Después de pagar la
operación, comprar los activos y pagar impuestos, queda
un saldo de dinero asi, por periodo : – $ 131.000, $ 28.0, $ 39.2
y $ 35.0 millones
Los socios resuelven aportar $ 50.0
millones como capital al
negocio. Eso hace que el resultado negativo del primer periodo se
reduzca a $ 81.0 millones. ($ 131.0 – $ 50.0 millones). El
resultado de cada uno de los siguientes periodos sigue siendo el
mismo porque los socios no vuelven a aportar dinero.
En resumen, el saldo al final de cada
periodo, teniendo en cuenta el que se traía del periodo
anterior, es
Periodo 1 – $ 81.0 millones
Periodo 2 – $ 53.0 millones
Periodo 3 – $ 13.8 millones
Periodo 4 $ 21.0 millones
La solicitud
de crédito
a los oferentes
Con la información que da el Flujo de caja
proyectado sobre cuánto dinero y cuándo se necesita
para montar y operar la empresa,
después de que los socios han hecho su aporte, se acude a
los otros actores del Mercado
Financiero, para DEMANDAR ese dinero.
Los Bancos, las
Corporaciones Financieras y las Empresas de
Leasing, cuyas
características se describieron en otra lectura, son
los oferentes fundamentales de ese dinero al principio de la
empresa.
Cuando la empresa ya está en
operación, se puede acudir también a las
demás fuentes
(OFERENTES) descritos.
Se parte entonces del ultimo renglón
mostrado del flujo de caja, que se repite acá:
Cuadro No. 3
Resultado del flujo de caja proyectado,
para pedir crédito a los oferentes de
éste
Estas serían las cifras que
mostraría la chequera, o un libro en el
que se fueran anotando consecutivamente todas las entradas y
salidas de dinero, sin discriminarlas por actividad como lo
hicimos en el Cuadro No. 2, si se llevara para proyectar el
resultado.
El Flujo de caja equivale a las hojas de la
chequera o de un libro en que se anotan todos los ingresos y
salidas de dinero previstas, pero en él se hace
organizando las anotaciones por periodo y por tipo de
actividad.
Cuanto hay que pedir al Banco?
Hay que considerar que el OFERENTE cobra
por el dinero que
presta, un interés
que vamos a suponer que es del 2% mensual sobre el valor que se
le adeude, y que lo cobra mensualmente, por anticipado. ( es la
forma mas usual en que los Bancos y otros oferentes de dinero
cobran los intereses )
Eso implica que si por ejemplo el Banco
presta $ 100.000.000, ( Valor bruto ) antes de entregarlos
calcula los intereses que son el 2% mensual o sea $ 2.000.000 y
los descuenta, entregando solo $ 98.000.000 millones. ( Valor
neto )
Al OFERENTE se le debe pedir
lo que sea necesario para cubrir los
gastos para los
que hace falta dinero, para cubrir los intereses que cobra, y
para dejar en la caja, chequera o libro, un pequeño
remanente de
efectivo para gastos
imprevistos.
Para calcular en detalle cuando se le pide
al OFERENTE se utiliza el mismo diseño
del Flujo de cada, se formula en una hoja de Excel, y sobre
esta se hacen las simulaciones necesarias hasta que se logre el
objetivo
establecido en el recuadro anterior.
Si, por ejemplo, se le piden $ 100.000.000
millones al banco, la situación de caja de la empresa
quedaría asi :
Cuadro No. 4
Flujo de caja considerando la
operación con el financiador/OFERENTE
Aquí se puede apreciar, lo que los
bancos u OFERENTES necesitan saber, cuándo habrá
plata para devolver el préstamo.
En este caso, al final del período 4
le podremos devolver el dinero prestado al OFERENTE. Mientras
tanto nos ha quedado una plata ociosa en caja, que podemos
invertir, a corto plazo, entregándosela a un DEMANDANTE
hasta cuando la necesitemos para devolverla al Banco. Mientras
tanto se le pueden ganar algunos intereses.
Al OFERENTE de dinero que le presta a la
empresa que necesita, hay que indicarle
CUANTO SE NECESITA
CUANDO SE NECESITA
CUANDO SE PUEDE DEVOLVER
Eso se hace en el FLUJO DE CAJA
PROYECTADO
COMO SE CONSTRUYE EL FLUJO DE
CAJA
Las cifras que se colocan en el cuadro No
2, son totales que deben haber sido calculados en otros cuadros,
– explicativos o sustentarios – en general uno para cada
actividad, cuadros cuyos totales se ligan con el No. 2, es decir,
se pasan a éste.
El propósito de esos cuadros es
obvio y está descrito en su tipo – explicativos
– es decir, que explican como se llegó a la cifra
total que no puede ser "sacada de la manga.
LOS CUADROS EXPLICATIVOS
Corresponden a PRESUPUESTOS para
cada uno de los ítems o tipos de instituciones,
o grupos de
actividades que realiza la empresa
El Cuadro No 5 que se encuentra a
continuación, muestra como se relacionan los PRESUPUESTOS
con el FLUJO DE CAJA y mas que eso, como se llega al resultado de
que dinero se necesita, PRESUPUESTO DE
NECESIDADES DE DINERO que de debe conseguir entre LOS SOCIOS O
ACCIONISTAS y el CREDITO o dinero obtenido de los otros
OFERENTES, generalmente instituciones de
crédito.
Las cifras totales de esos presupuestos,
son las que se llevan al FLUJO DE CAJA mostrado en el los Cuadros
No. 2 y 4
Cuadro No.5
Esquema con los cuadros origen del FLUJO DE
CAJA
Miremos con algún detalle como se
hacen esos presupuestos :
1. Ingresos y egresos en Actividades de
ventas
Ingresos por ventas
Se establece
Cuánto y cuándo se piensa
vender, de cada tipo de producto.
Depende del PRESUPUESTO DE VENTAS, que se hace por
período.
EL PRESUPUESTO DE VENTAS ES EL ORIGEN DE
DONDE SE PARTE PARA LA REALIZACION DEL FLUJO DE CAJA
A partir de él, se establece cuanto
y cuando se espera recibir el dinero de las ventas, en efectivo.
Es decir, el PRESUPUESTO DE INGRESOS POR RECAUDO DE
VENTAS. Depende del PRECIO y de
las POLITICAS DE CREDITO, es decir, de cuánta
proporción se venda al contado, cuánto a
crédito, y en qué tiempo recibe el pago del
crédito. El valor que se establece en ese presupuesto,
cuyo total se lleva al Flujo de caja, se establece
así:
XX % de las ventas se recibe de contado, es
decir en el momento de la venta que es el
mismo momento de facturación y entonces se anota en el
flujo de caja en ese periodo.
YY % de las ventas, a los AA días
después de realizada la Entrega de la mercancía al
cliente
ZZ% de las ventas, a los BB días
después de realizada la Entrega de la mercancía al
cliente
Egresos por Ventas
Corresponden a los pagos en efectivo de
comisiones de ventas y recaudos, transportes del producto
terminado a donde se debe entregar este, empaque, publicidad,
apoyos a los distribuidores, y similares. No importa
cuándo se hayan contratado e inclusive recibido, por
ejemplo, los empaques, sino cuando se pagan, y entonces su valor
se anota en la columna que corresponda a ese
periodo.
En las ventas a crédito generalmente
se paga una parte de la comisión, la de ventas, cuando
ésta se genera, pero se paga una comisión por
"recaudo" cuando el cliente
efectivamente paga. En muchas empresas solo se paga cuando se
produce el recaudo, que puede ser semanas después de la
venta.
Con base en lo anterior se configura el
PRESUPUESTO DE EGRESOS POR VENTAS.
2. Ingresos y egresos en actividades de
operación o producción y 3. Actividades de apoyo
administrativo
Ingresos
No son comunes en esas
actividades.
Egresos
Se parte del PRESUPUESTO DE VENTAS y se
hace un PRESUPUESTO DE PRODUCCION por periodo.
Depende de cuando se vayan a producir los
artículos, o entregar los servicios, se
hace un PRESUPUESTO DE COMPRAS DE
MATERIAS PRIMAS E INSUMOS, RECURSOS
HUMANOS Y SERVICIOS DE PRODUCCIÓN (MANTENIMIENTO)
Y ADMINISTRATIVOS ( Sueldos y gastos de personal
administrativo y servicios generales ) por periodo y, dependiendo
de cuando se realicen los pagos por ellos, el PRESUPUESTO DE
EGRESOS POR COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS, RECURSOS HUMANOS
Y SERVICIOS DE PRODUCCIÓN Y ADMINISTRATIVOS
Asi como respecto de la ventas se
proyectó cuando se recibirá el dinero, se hace
respecto de las compras de materias primas, pago de personal y de
otros gastos necesarios para la producción u
operación :
XX % de las compras, de contado, es decir
en el momento en que el proveedor despacha o factura.
YY % de las compras, a los AA días
después de recibida la mercancía, o el servicio, o la
factura, según se pacte con el proveedor.
ZZ% de las compras, a los BB días
después de realizada la Entrega de la mercancía por
el provedor.
4. Adquisición de Activos
Son generalmente egresos realizados en
periodos previos a la iniciación de operaciones y se
refieren al montaje de la empresa : Adecuaciones físicas o
construcciones, Montaje y prueba de equipos, capacitación previa.
Se trata de activos para la
producción y operación, e incluye entonces los
propios de producción, mas los de ventas y los de administración.
Se realiza un PRESUPUESTO DE ADQUISICION
DE ACTIVOS
FIJOS, que indica cuándo se necesitan, lo que se
sabe analizando los presupuestos de Producción y de
ventas, y estableciendo cuándo hay que hacer los pagos
físicos, se establece el consecuente PRESUPUESTO DE
EGRESOS POR ADQUISICION DE ACTIVOS FIJOS
5. Operaciones con el Estado
Todas las operaciones de compra y venta, y
además las utilidades que se generen en ellas, confluyen
en unos pagos de impuestos que hay que hacerle al estado :
Impuesto neto
al valor agregado ( El cobrado menos el pagado a proveedores )
Impuesto de renta, ICA en Bogotá, etc.
Esos pagos hay que calcularlos en un
PRESUPUESTO DE PAGOS AL ESTADO. Muy eventualmente, se
pueden generar ingresos recibidos del estado, bien por
devolución de impuestos, o por subsidios especiales
dependiendo de la empresa.
Después de tener el saldo neto de
resultados de efectivo, de las etapas preoperativa y de
operación, es posible observar cuanto dinero necesita la
empresa y cuando.
Es en ese momento cuando es necesario
incorporar los valores en
dinero que los socios colocarán en la cuenta corriente de
la sociedad, y la
oportunidad con que lo harán.
Presupuesto de
necesidades totales de dinero
Se establecen en este momento, considerando
todos los ingresos y egresos de dinero que se han
considerado.
Esas necesidades se suplen de dos
maneras
Con aportes de socios que pueden hacerse en
un solo pago o en varios. En este ultimo caso resulta conveniente
hacer el PRESUPUESTO DE INGRESOS POR APORTE DE
SOCIOS.
En etapas posteriores de la empresa, ese
presupuesto es mas un PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DE SOCIOS
porque es posible que incluya el giro de utilidades a
estos.
Con crédito de OFERENTES,
generalmente Bancos Corporaciones Financieras respecto de los
cuales se hace el PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DE DINERO
DE CREDITO pues desde el principio se sabe que hay que pagar
intereses (egresos ) y que hay que devolver el dinero prestado (
egresos ).
Operaciones de inversión
No se han incluido en el cuadro No.2 aunque
el estudiante puede incorporarlas a él
Ingresos
Pueden existir Dividendos, participaciones
e intereses recibidos de dineros invertidos en actividades
diferentes a las del objeto social inmediato de la sociedad (
Acciones,
Prestamos a terceros, etc, ) y también giros para
adquisición de títulos o participaciones en
empresas.
En ese rubro en el cuadro No. 2
podrían incluirse los interes recibidos en el caso de
invertir o prestar a un tercero una proporción del
excedente de caja mientras se necesita para devolver el
préstamo al Banco.
El flujo de caja y
los financiadores
Como se dijo, el Flujo de Caja es uno de
los informes
fundamentales para ellos. Tanto como lo son el Estado de
resultados, el Balance y el Estado de
cambios en la situación financiera.
Los bancos siempre piden que se incluya en
las proyecciones de los negocios para
los cuales les solicitan crédito.
Porque ? Porque el flujo de caja proyectado
le muestra al Banco cuándo puede la empresa, dependiendo
de los ingresos y egresos que se derivan de su operación y
que ya incorporan los aspectos de volumen de ventas
esperado, precio, costo,
crédito, etc, pagarle los préstamos que éste
le haga.
El flujo de caja es un elemento
básico para negociar con el Financiador (Banco ) el monto
de los préstamos, su plazo y su forma de amortización, es decir, si pagarlo con
cuotas trimestrales, semestrales, etc, y si con intereses
liquidados y pagables, anticipados, vencidos, etc.
Con base en el flujo de caja se puede
negociar con los financiadores, lo que algunas de las
líneas de crédito permiten, un "tiempo de gracia"
para pago de capital, es decir, unos periodos durante los cuales
se generan y se pagan intereses, pero no se paga o devuelve
capital, precisamente para permitir que la empresa utilice los
fondos que reciba de los clientes, en el
pago de sus operaciones, mientras alcanza un volumen suficiente
de ventas.
La relación
flujo de caja – utilidades
Una empresa puede tener un saldo alto de
caja – plata en las cuentas bancarias
– pero estar haciendo pérdida como
negocio.
Por el contrario, una empresa puede
estar haciendo utilidades muy grandes, pero no tener, en un
determinado momento, ni un centavo en las cuentas
bancarias.
Porque ?
Porque una empresa puede haber tenido
necesidad, en un día especifico, de sacar de sus cuentas
toda la plata disponible para pagar una cuota de un
préstamo al Banco. Sin embargo, las utilidades, que
provienen de la diferencia entre el precio de venta y el costo
del producto, y el volumen vendido, pueden ser muy
altas.
Por el contrario, en un cierto momento una
empresa puede haber recibido de un cliente una cantidad alta de
dinero proveniente del pago de una venta, pero las utilidades,
que provienen de la diferencia entre el precio de venta y el
costo del producto, y el volumen vendido, pueden ser muy
bajas.
Sin embargo, lo que es claro, es que a
largo plazo, a nivel por ejemplo anual, si generalmente hay plata
en las cuentas, es porque hay buenas utilidades. No es viable una
situación permanente de saldo positivo de caja, producto
de las operaciones, si no hay utilidades
Las utilidades se aprecian solamente en el
Estado de pérdidas y ganancias, por lo que los dos
informes deben verse en conjunto, pero aun, si para varios
periodos – especialmente años, – el flujo de caja
proyectado siempre es positivo, como se dijo, se puede
prácticamente asegurar que hay utilidades.
Otros usos del flujo
de caja
Las cifras del saldo de cada periodo,
generalmente negativas al comienzo, en los primeros periodos de
una empresa o del lanzamiento de un producto, y positivas a
medida que el tiempo avanza, son fundamentales para establecer
dos técnicas
básicas para evaluar la conveniencia financiera de un
proyecto, sea
éste una empresa o un producto dentro de una empresa : El
Valor presente Neto VPN, y la
Tasa Interna de
Retorno o TIR, técnicas que se aprenden en un curso
posterior.
Autor:
Manuel Antonio Botero B.
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